Trước khi bắt tay làm một việc vừa được giao, hãy chốt năm điều: kết quả cuối trông như thế nào, hạn chót và mức ưu tiên, những giới hạn không được vượt, hỏi ai khi kẹt, rồi nói lại toàn bộ bằng lời của bạn để người giao kiểm. Năm câu này mất hai ba phút nhưng tránh được cả buổi làm lại.
Ai cũng từng làm xong một việc rồi nghe câu “không phải ý đó”. Bài thuyết trình nhóm làm mười lăm trang trong khi thầy chỉ cần năm. Món canh nấu đủ vị nhưng mẹ dặn nấu cho bà ăn, phải nhạt và mềm. Báo cáo đầy đủ nhưng người nhận cần bản tóm tắt trong một trang. Lỗi không nằm ở sự chăm chỉ mà ở vài phút đầu, khi người nhận việc gật đầu mà chưa hỏi lại.
Vì sao người nhận việc hay ngại hỏi lại?
Có ba lý do thường gặp. Thứ nhất, người nhận nghĩ mình đã hiểu, vì lời dặn nghe hợp lý và quen thuộc. Thứ hai, người nhận sợ hỏi lại sẽ bị coi là không chú ý. Thứ ba, người giao nói nhanh, đang bận, và không khí không có chỗ cho câu hỏi.
Lý do thứ nhất nguy hiểm nhất. Người giao việc có sẵn một hình ảnh trong đầu, nhưng lời nói chỉ chuyển được một phần hình ảnh ấy. Người nhận lấp phần còn thiếu bằng kinh nghiệm của mình, và hai bức tranh khác nhau mà không ai biết. Câu hỏi lại là cách duy nhất để so hai bức tranh trước khi quá muộn.
Năm câu chốt và lý do của từng câu
Không cần hỏi đủ năm câu với mọi việc nhỏ. Nhưng việc càng dài, càng nhiều người tham gia, càng nên chốt đủ.
| Câu chốt | Mẫu câu hỏi | Tránh được lỗi gì |
|---|---|---|
| Kết quả trông thế nào | Khi xong, sản phẩm sẽ gồm những gì, dài chừng nào? | Làm quá nhiều hoặc quá ít so với điều người giao cần |
| Hạn và mức ưu tiên | Việc này cần xong lúc nào, đứng trước hay sau việc đang làm? | Bỏ việc gấp để làm việc chưa gấp |
| Giới hạn | Có điều gì không được làm, không được dùng, không được vượt không? | Dùng sai nguyên liệu, vượt kinh phí, chạm vào phần không thuộc phạm vi |
| Hỏi ai khi kẹt | Nếu giữa chừng có vướng mắc thì hỏi ai, qua kênh nào? | Đứng chờ hoặc tự đoán khi gặp chuyện chưa lường trước |
| Nói lại để kiểm | Để em nhắc lại xem em hiểu đúng chưa… | Hiểu lệch mà cả hai đều không biết |
Câu cuối là câu quan trọng nhất. Nói lại bằng lời của bạn, không lặp nguyên văn lời người giao, vì lặp nguyên văn thì không lộ ra chỗ hiểu lệch.
Áp dụng vào vài tình huống quen thuộc
Nhận đề bài tập dự án ở trường
Ngoài việc đọc kỹ đề, hỏi thầy cô thêm ba điều: sản phẩm nộp dưới dạng nào, tiêu chí đánh giá chú trọng phần nào, nhóm có được chọn đề tài con không. Sau đó cả nhóm cùng nói lại đề cho nhau nghe trong buổi họp đầu. Nhiều nhóm phát hiện ngay ở bước này rằng mỗi người hiểu đề một kiểu.
Nhận việc ở chỗ làm
Với việc mới, hỏi thêm một mẫu: “Anh chị có bản làm lần trước để em xem không?”. Một mẫu cụ thể nói nhiều hơn mười câu mô tả. Nếu không có mẫu, làm một bản nháp nhỏ và gửi xem sớm, trước khi làm hết.
Nhận lời dặn trong nhà
Mẹ dặn đi chợ mua cá, hỏi thêm: cá để kho hay nấu canh, mấy người ăn, có giới hạn bao nhiêu tiền không. Những câu này nghe vụn vặt nhưng chính là năm câu chốt ở dạng đời thường.
Nhận lời dặn của thầy thuốc
Khi được dặn uống thuốc, nhắc lại liều, giờ uống, uống trước hay sau ăn, và hỏi nếu quên một liều thì làm sao. Đây là chỗ hiểu lệch có thể ảnh hưởng tới sức khoẻ, nên nói lại để kiểm là bắt buộc chứ không phải phép lịch sự.
Khi lời dặn dùng chữ chung chung, hỏi thế nào?
Những chữ như “đẹp”, “ngắn”, “sớm”, “kỹ” nghe rõ ràng nhưng mỗi người hiểu một kiểu. Khi gặp chúng trong lời dặn, đổi chúng thành thứ đo được hoặc nhìn thấy được.
“Làm cho đẹp vào.” Đẹp theo nghĩa nào: gọn gàng, nhiều màu, hay giống bản mẫu nào đó? Hỏi xin một ví dụ mà người giao thấy đẹp, rồi làm theo hướng đó.
“Viết ngắn thôi.” Ngắn là nửa trang hay ba trang? Hỏi một con số cụ thể: số trang, số chữ, số phút trình bày. Một con số tránh được cả buổi tranh luận sau đó.
“Xong sớm nhé.” Sớm là trong buổi sáng, trong ngày, hay trước cuối tuần? Hỏi thẳng một mốc thời gian, kèm câu hỏi việc này có quan trọng hơn việc bạn đang làm không.
“Làm như mọi khi.” Với người mới, chưa có “mọi khi” nào cả. Nói thật là bạn chưa làm lần nào và xin xem bản làm lần trước.
“Tuỳ em.” Câu này hiếm khi có nghĩa là tuỳ hoàn toàn. Hỏi thêm một điều duy nhất người giao không muốn thấy, để biết ranh giới của chữ “tuỳ”.
Một tình huống trong bếp
Một phụ bếp mới được bếp trưởng dặn chuẩn bị nhân chả giò cho buổi tối. Cậu gật đầu, định làm theo công thức đã học ở trường nghề. Trước khi làm, cậu hỏi thêm: “Dạ chị, tối nay làm bao nhiêu phần, khách có ai kiêng gì không, và chị muốn nhân băm nhuyễn hay để hạt thịt?”. Bếp trưởng trả lời: sáu mươi phần, có một bàn khách ăn chay nên tách riêng hai mươi phần nhân nấm, nhân để hạt cho giòn.
Cậu nói lại: “Vậy em làm bốn mươi phần nhân thịt để hạt và hai mươi phần nhân nấm, dùng thớt và dao riêng cho phần chay, đúng không chị?”. Bếp trưởng gật đầu và nhắc thêm một điều cậu chưa nghĩ tới: nhân chay không dùng nước mắm. Nếu không hỏi lại, cả mẻ nhân có thể phải làm lại ngay giờ cao điểm.
Hỏi lại thế nào để không mất lòng?
Cách hỏi quan trọng không kém câu hỏi. Vài điều giúp câu hỏi lại nghe như sự chu đáo chứ không phải sự nghi ngờ:
- Mở đầu bằng điều bạn đã nắm, rồi mới hỏi phần còn thiếu: “Em hiểu là cần bản tóm tắt, cho em hỏi thêm…”
- Gom các câu hỏi lại, hỏi một lượt thay vì chạy tới hỏi từng câu một.
- Với người đang vội, chỉ hỏi câu về kết quả và hạn, những câu còn lại nhắn sau.
- Ghi chép ngay khi nghe, để người giao thấy bạn coi trọng lời dặn.
- Không hỏi lại điều người giao vừa nói rõ; nếu không nghe kịp, nói thật là bạn chưa nghe kịp.
Những lỗi hay gặp và cách tự kiểm
Lỗi phổ biến nhất là chỉ hỏi về cách làm mà quên hỏi về kết quả cần có. Biết cách làm mà không biết sản phẩm cuối trông thế nào thì vẫn có thể làm thừa hoặc làm thiếu. Lỗi thứ hai là nói lại bằng đúng lời người giao, nên không bộc lộ được chỗ hiểu khác. Lỗi thứ ba là hỏi kỹ ở đầu rồi im lặng tới cuối, không báo sớm khi gặp chuyện lạ giữa chừng.
Để tự kiểm, sau mỗi việc lớn, nhìn lại xem có phải sửa vì hiểu lệch yêu cầu không. Nếu có, ghi lại câu hỏi bạn đã không hỏi. Sau vài lần, bạn sẽ có danh sách câu chốt riêng hợp với công việc của mình, sát hơn mọi danh sách chung.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi lại nhiều có bị coi là không tập trung không?
Thường là ngược lại. Câu hỏi về kết quả, hạn và giới hạn cho thấy bạn đang nghĩ về việc một cách nghiêm túc. Chỉ nên tránh hỏi lại đúng điều người giao vừa nói rõ.
Nói lại để kiểm thì nói thế nào cho tự nhiên?
Dùng câu như “Để em nhắc lại xem em hiểu đúng chưa” rồi tóm tắt bằng lời của mình trong vài câu. Không lặp nguyên văn, vì lặp nguyên văn thì không lộ chỗ hiểu lệch.
Người giao việc đang vội thì nên hỏi gì trước?
Hỏi hai điều: kết quả cuối cần có và hạn chót. Các câu còn lại có thể nhắn sau khi người kia rảnh hơn.
Làm nhóm thì ai nên hỏi lại thầy cô?
Một người đại diện gom câu hỏi của cả nhóm và hỏi một lượt, sau đó nói lại cho cả nhóm nghe. Như vậy cả nhóm cùng hiểu một ý và thầy cô không phải trả lời nhiều lần.
Dạy trẻ nhỏ thói quen hỏi lại bằng cách nào?
Khi dặn con việc gì, nhờ con nhắc lại bằng lời của con. Nếu con nói khác ý, người lớn giải thích lại nhẹ nhàng, không trách. Dần dần con quen nói lại để kiểm.