Hướng dẫn từng bước làm theo được khi nó nói kết quả cuối trước, liệt kê đồ cần chuẩn bị, rồi mỗi bước chỉ chứa một hành động bắt đầu bằng động từ, kèm dấu hiệu cho biết đã làm đúng. Cách kiểm duy nhất đáng tin là đưa cho một người chưa biết việc đó làm thử.
Viết hướng dẫn xuất hiện nhiều hơn người ta nghĩ: bài tập viết văn bản thông tin trong môn Ngữ văn, ghi lại cách làm thí nghiệm, công thức món ăn gửi người thân, hướng dẫn em nhỏ cách tự xếp cặp, bàn giao công việc trước khi nghỉ phép. Nó khó vì người viết đã biết làm, nên tự động bỏ qua những bước mình làm theo thói quen. Người đọc thì kẹt đúng ở những bước bị bỏ.
Vì sao hướng dẫn của người giỏi việc thường khó làm theo?
Người làm thành thạo một việc không còn nghĩ từng bước. Họ gộp năm thao tác thành một cử động, nên khi viết ra, năm thao tác chỉ còn một dòng. Họ cũng quên mất những điều người mới chưa biết: nút nào ở đâu, thế nào gọi là vừa chín tới, đợi một chút là bao lâu.
Một tình huống hay gặp ở chỗ làm: người sắp nghỉ phép để lại hướng dẫn cuối tháng tổng hợp số liệu gửi kế toán. Người thay thế không biết lấy số liệu từ đâu, tổng hợp theo mẫu nào, gửi cho ai trong phòng kế toán, hạn chính xác là ngày nào. Cả một tuần nghỉ phép bị gián đoạn bởi các cuộc gọi hỏi lại.
Khung một bản hướng dẫn dễ làm theo
Phần đầu: kết quả và điều kiện
Một câu nói làm xong thì được gì, mất khoảng bao lâu, và ai có thể làm. Làm theo các bước dưới đây, bạn sẽ có một chiếc thuyền giấy nổi được trên nước, mất khoảng mười phút, trẻ từ lớp hai có thể tự làm. Người đọc biết ngay mình có đang đọc đúng hướng dẫn cần tìm không.
Phần chuẩn bị: đồ dùng và việc làm trước
Liệt kê mọi thứ cần có trước khi bắt đầu, kèm đặc điểm nếu quan trọng: một tờ giấy hình chữ nhật, cỡ trang vở, không quá mềm. Nếu có việc cần làm trước như ngâm đậu từ tối hôm trước, nêu ở đây, không để tới bước năm mới nói.
Phần các bước: đánh số, mỗi bước một hành động
Mỗi bước bắt đầu bằng động từ: gấp, cắt, đổ, bấm, mở. Một bước chỉ có một hành động chính. Nếu một câu có hai chữ rồi, nhiều khả năng nó nên là hai bước.
Phần sau mỗi bước khó: dấu hiệu làm đúng
Sau bước dễ sai, thêm một câu cho biết làm đúng thì thấy gì: lúc này tờ giấy có hình tam giác, hai mép dưới thẳng hàng. Người làm tự kiểm được, không cần gọi hỏi.
Phần cuối: lỗi hay gặp và cách gỡ
Ghi hai ba trục trặc thường xảy ra và cách xử lý. Phần này thường do người thử làm theo phát hiện ra, nên viết sau khi đã thử.
Câu hướng dẫn mơ hồ và cách viết lại
Phần lớn hướng dẫn khó làm theo vì vài kiểu câu lặp đi lặp lại. Bảng dưới gom các kiểu đó.
| Câu mơ hồ | Vì sao khó làm theo | Viết lại |
|---|---|---|
| Cho một ít muối. | Một ít là bao nhiêu | Cho nửa thìa cà phê muối, nếm rồi thêm nếu cần. |
| Đun đến khi được. | Không biết thế nào là được | Đun tới khi nước sôi lăn tăn và rau chuyển màu xanh đậm. |
| Xử lý số liệu như mọi khi. | Người mới không biết mọi khi là thế nào | Mở tệp của tháng trước, chép sang tệp mới, thay số ở cột thứ ba. |
| Làm cẩn thận bước này. | Không nói cẩn thận cái gì | Gấp chậm, miết mép bằng móng tay cho thẳng trước khi gấp tiếp. |
| Sau đó gửi cho bên kia. | Bên kia là ai, gửi bằng cách nào | Gửi email cho người phụ trách thanh toán ở phòng kế toán, đính kèm tệp. |
| Nếu có vấn đề thì xử lý. | Không nói vấn đề nào, xử lý ra sao | Nếu máy báo lỗi kết nối, tắt máy, đợi một phút rồi bật lại. |
Một bản hướng dẫn trước và sau khi thử
Một nhóm học sinh lớp bảy viết hướng dẫn trồng giá đỗ trong cốc nhựa cho lớp em. Bản đầu có ba dòng: Ngâm đỗ xanh. Cho vào cốc có lót giấy. Tưới nước hằng ngày, vài ngày là có giá. Các em đưa cho một nhóm lớp sáu làm thử và chỉ ngồi xem.
Nhóm lớp sáu hỏi liên tục: ngâm bao lâu, nước nóng hay lạnh, cốc có cần đục lỗ không, giấy gì, tưới bao nhiêu, để chỗ sáng hay tối. Một bạn đổ nước đầy cốc, hạt ngập nước và không nảy mầm.
Bản sau có mười bước. Có câu đầu nói kết quả và thời gian. Có phần chuẩn bị ghi cốc nhựa đục vài lỗ ở đáy và giấy ăn gấp bốn lớp. Có bước ngâm hạt trong nước ấm vừa tay khoảng nửa ngày, kèm dấu hiệu hạt nở to và nứt vỏ. Có bước tưới vừa đủ ướt giấy, nước chảy ra lỗ đáy là dừng. Có dòng cuối về lỗi hay gặp: tưới ngập thì hạt thối. Nhóm lớp sáu thứ hai làm theo mà không hỏi câu nào. Bản thứ hai dài gấp ba, nhưng đó mới là độ dài thật của việc này.
Những điều nên tránh
Giải thích lý thuyết giữa các bước. Lý do vì sao làm vậy có thể có ích, nhưng đặt ngắn trong ngoặc hoặc gom ở cuối. Chen giữa các bước làm người đọc lạc chỗ đang làm.
Dùng thuật ngữ không giải thích. Nếu bắt buộc dùng từ chuyên môn, giải thích ngay lần đầu, hoặc mô tả thứ người đọc nhìn thấy.
Gộp bước điều kiện vào giữa. Câu nếu bạn dùng máy cũ thì… nên tách riêng thành nhánh rõ ràng, không lẫn vào bước chung.
Bỏ qua an toàn. Hướng dẫn có dao, lửa, điện, hoá chất phải nêu cảnh báo ngay trước bước nguy hiểm, không để cuối bài. Hướng dẫn cho trẻ em nói rõ bước nào cần người lớn làm cùng.
Thử hướng dẫn với người thật
Đây là bước biến một bản hướng dẫn tạm được thành bản dùng được. Làm như sau:
- Nhờ một người chưa biết làm việc đó, lý tưởng nhất là đúng loại người sẽ dùng hướng dẫn.
- Đưa bản hướng dẫn và đồ dùng, rồi ngồi im quan sát. Không giải thích thêm, không chỉ tay.
- Ghi lại mọi chỗ họ dừng lại, đọc lại, hỏi, hoặc làm khác ý bạn.
- Sửa đúng những chỗ đó: thêm bước bị thiếu, thêm dấu hiệu làm đúng, đổi chữ mơ hồ.
- Nếu có thể, nhờ một người khác thử bản đã sửa.
Phần khó nhất là ngồi im. Người viết muốn nhắc ngay khi thấy người làm đi sai, nhưng mỗi lần nhắc là một lỗ hổng trong hướng dẫn bị che đi.
Bài tập cho học sinh và cho người đi làm
Học sinh có thể viết hướng dẫn một việc nhỏ quen thuộc: pha một cốc nước chanh, gấp áo đồng phục, tưới cây trong lớp, gọn gàng bàn học. Rồi đưa cho anh chị em trong nhà làm theo đúng từng chữ, kể cả khi làm theo đúng chữ ra kết quả buồn cười. Những lần buồn cười đó dạy nhanh nhất rằng hướng dẫn cần cụ thể tới đâu.
Người đi làm có thể chọn một việc lặp lại hằng tháng chỉ mình biết làm, viết hướng dẫn theo khung trên, lưu ở chỗ đồng nghiệp tìm được. Lần nghỉ phép tới là lần thử thật.
Cách tự kiểm tiến bộ: đếm số câu hỏi người thử đặt ra trong lần đầu và lần sau. Không cần con số tuyệt đối, chỉ cần thấy xu hướng giảm.
Câu hỏi thường gặp
Hướng dẫn từng bước nên có bao nhiêu bước?
Đủ để mỗi bước chỉ có một hành động chính. Nếu quá mười hai bước, chia thành các phần có tiêu đề nhỏ, mỗi phần là một chặng, để người làm biết mình đang ở đâu.
Có nên dùng hình ảnh trong bản hướng dẫn không?
Hình rất có ích ở bước khó tả bằng lời, như cách gấp hay vị trí một nút. Nhưng hình không thay được chữ, vì người làm cần biết hành động và dấu hiệu làm đúng. Mỗi hình nên đi kèm câu mô tả.
Làm sao biết mình đã bỏ sót bước?
Cách đáng tin nhất là nhờ người chưa biết việc làm theo và quan sát họ. Nếu không có ai, tự làm lại việc đó thật chậm, ghi lại từng cử động, so với bản đã viết.
Viết hướng dẫn cho trẻ em cần chú ý gì?
Câu ngắn, mỗi bước một việc, từ ngữ quen thuộc. Đánh dấu rõ bước nào cần người lớn làm cùng, nhất là có dao, kéo nhọn, lửa hay điện. Để trẻ thử làm theo trước khi coi là xong.
Bàn giao công việc có cần viết hướng dẫn không?
Nên viết cho những việc lặp lại mà người khác có thể phải làm thay. Hướng dẫn ngắn có kết quả cần đạt, nơi lấy dữ liệu, các bước, người liên hệ và hạn, giúp người thay thế không phải gọi hỏi liên tục.
