Tin nhắn công việc rõ là tin nhắn mà dòng đầu nói điều bạn cần người nhận làm: duyệt, trả lời, gửi, cho phép. Lý do và chi tiết đặt sau. Người nhận đọc một dòng đã biết phải làm gì, và có đủ thông tin ở các dòng dưới để làm ngay.
Phần lớn người đọc tin nhắn trên điện thoại, giữa lúc làm việc khác, và màn hình thông báo chỉ hiện vài chữ đầu. Tin nhắn mở bằng Dạ em chào anh ạ, em xin phép làm phiền anh một chút thì phần hiện ra không cho người nhận biết chuyện gì. Kỹ thuật dưới đây dùng được cho học sinh nhắn thầy cô, sinh viên nhắn giảng viên, nhân viên nhắn cấp trên hay đồng nghiệp.
Vì sao việc cần phải nằm ở dòng đầu?
Vì người nhận quyết định đọc ngay hay để sau dựa vào vài chữ đầu. Nếu vài chữ đó là câu chào và lời rào đón, tin nhắn dễ bị để sau, rồi trôi mất giữa các tin khác. Nếu vài chữ đó là Anh duyệt giúp em đơn nghỉ phép thứ năm, người nhận biết ngay việc cần và thời gian xử lý.
Lịch sự không bị mất khi đổi thứ tự. Câu chào vẫn giữ, chỉ cần ngắn và đi liền với việc: Em chào cô ạ. Cô cho em xin phép nghỉ học buổi chiều thứ ba vì em đi khám răng theo lịch hẹn. Một câu chào, một câu việc, đầy đủ lễ độ.
Bốn phần của một tin nhắn công việc
Không phải tin nào cũng cần cả bốn phần, nhưng thứ tự này áp dụng được cho hầu hết tình huống. Phần nào không cần thì bỏ, không đảo thứ tự.
| Phần | Trả lời câu hỏi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Việc cần | Bạn cần người nhận làm gì? | Chị gửi giúp em file số liệu quý ba. |
| Lý do ngắn | Vì sao cần? | Em cần để hoàn thành báo cáo cho buổi họp thứ hai. |
| Chi tiết để làm | Người nhận cần biết gì thêm để làm ngay? | Bản có cột chi phí theo tháng là được ạ. |
| Hạn và lối ra | Khi nào cần, nếu không được thì sao? | Trước trưa thứ sáu giúp em. Nếu chưa có bản cuối thì bản nháp cũng được ạ. |
Phần lối ra hay bị quên nhưng rất có ích: nó cho người nhận một cách trả lời dễ khi không làm được đúng yêu cầu, thay vì im lặng.
Mẫu cho các tình huống hay gặp
Học sinh xin phép nghỉ học
Thường là phụ huynh nhắn, nhưng học sinh lớn có thể tự nhắn khi được trường cho phép. Nêu ngày nghỉ, lý do ngắn, việc sẽ làm để theo kịp bài: Em chào cô ạ. Cô cho em xin nghỉ học sáng thứ tư vì em bị sốt. Em sẽ mượn vở bạn cùng bàn chép bài và nộp bài tập Toán vào thứ năm ạ. Không cần kể chi tiết bệnh, không cần nhiều lời xin lỗi.
Sinh viên hỏi giảng viên
Mở bằng câu hỏi cụ thể, kèm thông tin giúp giảng viên nhận ra bạn: lớp học phần, nhóm, bài nào. Em chào thầy ạ. Em hỏi về bài tập nhóm 3 lớp chiều thứ hai: phần trình bày có cần kèm bản in không ạ? Em là trưởng nhóm 3. Một câu hỏi rõ thường được trả lời nhanh hơn ba câu hỏi lẫn vào nhau.
Nhân viên nhắn cấp trên xin quyết định
Đưa sẵn các phương án để người nhận chỉ cần chọn: Anh chọn giúp em lịch gặp khách: sáng thứ ba hoặc chiều thứ tư. Khách nhắn cả hai đều được. Em sẽ xác nhận với khách trong hôm nay. Cấp trên trả lời được bằng một chữ, việc không bị kẹt.
Nhắc lại khi chưa được trả lời
Nhắc ngắn, không trách, và giảm việc cho người nhận: Em nhắc lại việc gửi file số liệu quý ba ạ. Nếu chị bận, chị chỉ giúp em thư mục lưu file, em tự lấy.
Thông báo trong nhóm chung
Nhóm lớp, nhóm phụ huynh hay nhóm phòng ban có nhiều người đọc, mỗi người cần một phần khác nhau. Dòng đầu nói ai cần làm gì: Các bạn tổ 2 nộp ảnh chụp bài thu hoạch trước tối thứ năm. Những người không thuộc tổ 2 đọc một dòng là biết mình không cần làm gì. Nếu thông báo có nhiều việc cho nhiều nhóm người, xuống dòng cho từng nhóm và bắt đầu mỗi dòng bằng tên nhóm.
Khi cần mọi người xác nhận đã đọc, nói rõ cách xác nhận, ví dụ thả một biểu tượng hoặc trả lời một chữ, để nhóm không bị ngập hàng chục tin dạ vâng.
Ba câu tự hỏi trước khi bấm gửi
Mười giây đọc lại có thể tiết kiệm cả một vòng hỏi đáp. Trước khi gửi, đọc tin như người nhận đang bận và tự hỏi:
- Nếu chỉ đọc dòng đầu, người nhận có biết phải làm gì không?
- Người nhận có đủ thông tin để làm ngay, hay sẽ phải hỏi lại tên tài liệu, giờ, địa điểm?
- Có chữ nào, cách gọi nào có thể bị hiểu là trách móc hay ra lệnh không?
Câu thứ ba quan trọng hơn người ta nghĩ. Chữ viết không mang giọng nói, nên một câu bình thường khi nói có thể đọc lên thành cộc. Thêm giúp em, nhờ chị, ạ ở đúng chỗ làm tin mềm hơn mà không làm dài thêm.
Một tin một việc, và những thứ nên tránh
Không gộp nhiều việc không liên quan. Ba việc trong một tin thường chỉ được trả lời việc đầu. Nếu buộc phải gộp, đánh số từng việc để người nhận trả lời theo số.
Không nhắn từng mẩu. Tin Anh ơi, rồi chờ, rồi Em hỏi chút, rồi chờ, làm người nhận phải đợi bạn gõ xong mới biết chuyện gì. Gõ đủ ý rồi mới gửi.
Không dùng chữ tắt người nhận có thể không hiểu. Chữ tắt quen trong nhóm bạn có thể lạ với thầy cô hay đối tác. Viết đủ chữ, dấu câu rõ ràng.
Không gửi tin nhắn thoại cho việc cần tra lại. Giờ giấc, địa chỉ, số tiền, tên tài liệu nên viết bằng chữ để người nhận tìm lại được.
Không nhắn khuya cho việc không gấp. Nhiều ứng dụng cho hẹn giờ gửi. Nếu không có, soạn sẵn rồi gửi vào giờ làm việc.
Bài tập: viết lại ba tin nhắn của chính bạn
Mở lịch sử tin nhắn, chọn ba tin bạn đã gửi để nhờ việc hoặc hỏi việc trong tuần qua.
- Với mỗi tin, chép ra giấy và gạch chân câu nói việc cần. Ghi xem câu đó nằm ở dòng thứ mấy.
- Viết lại sao cho câu đó lên dòng đầu, ngay sau câu chào.
- Kiểm bốn phần trong bảng: thiếu phần nào mà người nhận đã phải hỏi lại không?
- Đếm số việc trong mỗi tin. Từ hai việc trở lên thì tách hoặc đánh số.
- Đọc lại phiên bản mới như thể bạn là người nhận đang bận. Có làm được ngay không?
Cách đo tiến bộ đơn giản: để ý trong vài tuần, số lần người nhận phải hỏi lại cụ thể là gì? hay khi nào cần? có giảm không.
Khi nào nên gọi điện hoặc gặp trực tiếp thay vì nhắn?
Tin nhắn hợp với việc rõ ràng, có thể trả lời ngắn. Những việc cần bàn qua lại nhiều lần, việc nhạy cảm, việc đang có hiểu lầm hay căng thẳng thì nên nói trực tiếp hoặc gọi điện, rồi nhắn lại một dòng chốt những gì đã thống nhất. Tin chốt đó giữ được dấu vết bằng chữ mà không phải cãi nhau bằng chữ.
Với học sinh, chuyện bị bắt nạt, chuyện sức khoẻ hay gia đình khó nói nên nói với thầy cô hoặc người lớn tin cậy thay vì chỉ nhắn trong nhóm lớp. Nhóm chung không phải nơi cho chuyện riêng.
Câu hỏi thường gặp
Bỏ bớt lời chào có bị coi là thiếu lễ phép không?
Không cần bỏ lời chào, chỉ cần để nó ngắn và đi liền với việc. Một câu chào kèm ngay việc cần là đủ lễ độ. Lời rào đón dài mới làm người nhận mất thời gian.
Tin nhắn xin phép nghỉ học cần những gì?
Ngày hoặc buổi nghỉ, lý do ngắn, và việc học sinh sẽ làm để theo kịp bài. Không cần kể chi tiết, không cần xin lỗi nhiều lần. Làm theo quy định xin phép của trường nếu trường có mẫu riêng.
Bao lâu thì nên nhắc lại một tin chưa được trả lời?
Tuỳ mức gấp và hạn bạn đã nêu. Nếu đã ghi hạn, có thể nhắc khi gần tới hạn. Lời nhắc nên ngắn, không trách, và đưa thêm một cách giúp người nhận làm nhanh hơn.
Viết email công việc có khác tin nhắn không?
Nguyên tắc như nhau: việc cần ở đầu. Email có thêm dòng tiêu đề, nên đặt việc cần và hạn ngay trong tiêu đề, ví dụ đề nghị duyệt kế hoạch trước thứ sáu. Phần thân vẫn đi theo bốn phần.
Có nên dùng biểu tượng cảm xúc trong tin nhắn công việc?
Với thầy cô, cấp trên hay đối tác mới, hạn chế dùng. Với đồng nghiệp thân, một biểu tượng nhỏ có thể làm tin mềm hơn. Nhưng biểu tượng không thay được chữ cho các thông tin như giờ, ngày, việc.
